Custom CRM vs. Salesforce – wann lohnt sich was?
Die meisten Unternehmen kaufen ein Standard-CRM, weil es der schnellste Weg scheint. Viele stellen zwei Jahre später fest, dass sie für Funktionen zahlen, die sie nie nutzen – und die Funktionen, die sie brauchen, gibt es nicht. Hier ist ein ehrlicher Vergleich.
Das Problem mit Standard-CRMs
Salesforce, HubSpot, Pipedrive – diese Systeme sind für den Durchschnitt optimiert. Das ist ihre Stärke und gleichzeitig ihre größte Schwäche. Wenn dein Vertriebsprozess vom Standard abweicht – und das tut er bei jedem Unternehmen ab einer gewissen Spezialisierung – fängst du an, das System zu umgehen statt es zu nutzen.
Typische Symptome: Tabellen neben dem CRM führen, Daten doppelt pflegen, Berichte aus dem CRM exportieren und manuell aufbereiten. Das CRM wird zur Datengrab statt zur Steuerungszentrale.
Was ein Custom CRM kann – und Standard-Tools nicht
Ein individuell entwickeltes CRM folgt deinem Prozess, nicht umgekehrt. Konkret bedeutet das:
- Felder und Datenstrukturen, die exakt zu deinen Produkten, Kunden und Abläufen passen
- Automatisierungen, die deine spezifischen Trigger kennen – nicht generische "Deal moved to stage X"
- Integrationen, die tief in deine Systeme gehen: ERP, Buchhaltung, interne Datenbanken
- Benutzerrollen genau nach deiner Organisationsstruktur – nicht nach Salesforce-Lizenzmodellen
- Keine Lizenzkosten, die mit jedem Nutzer oder Feature-Tier skalieren
Wann ist Salesforce die richtige Wahl?
Salesforce ist nicht per se falsch. Es macht Sinn, wenn:
- Du ein großes Team hast, das CRM-Erfahrung mitbringt und Salesforce-Kenntnisse voraussetzt
- Du aus einem reifen Ökosystem an Integrationen, Consultants und Add-ons schöpfen willst
- Dein Prozess wirklich generisch ist und der Standard ausreicht
- Du kurze Einführungszeit brauchst und Budget für laufende Lizenzen eingeplant hast
Salesforce Essentials kostet ca. 25 €/Nutzer/Monat. Bei 10 Nutzern sind das 3.000 €/Jahr – ohne Add-ons, ohne Implementierungspartner, ohne Customizing-Aufwand. Ein Custom CRM ab 8.000 € einmalig ist oft nach 3 Jahren günstiger.
Kostenvergleich: Custom CRM vs. SaaS über 5 Jahre
| Kriterium | Custom CRM | Salesforce / HubSpot |
|---|---|---|
| Einmalige Kosten | 8.000 – 25.000 € | 0 – 5.000 € (Setup) |
| Laufende Kosten/Jahr | 500 – 2.000 € (Wartung) | 3.000 – 30.000 € (Lizenzen) |
| 5-Jahres-TCO (10 Nutzer) | ca. 18.000 € | ca. 40.000 – 80.000 € |
| Prozessanpassung | vollständig | begrenzt durch Plattform |
| Datenkontrolle | vollständig | Daten beim Anbieter |
Wann lohnt sich ein Custom CRM konkret?
Drei Signale, die klar für ein Custom CRM sprechen:
- Du nutzt aktuell ein CRM, aber 30% der Arbeit passiert noch in Tabellen daneben
- Dein Vertriebsprozess hat mehr als 5 Stufen mit spezifischen Bedingungen pro Stufe
- Du brauchst Integrationen in Systeme, für die es keinen Salesforce-Connector gibt
Ein viertes Signal: Wenn du mehrfach pro Jahr den Salesforce-Account anpassen lässt und dafür einen Consultant bezahlst – ist das Geld in einem Custom CRM besser aufgehoben.
Was ein Custom CRM nicht ist
Es ist keine Alternative für Unternehmen, die einen schnellen Start ohne eigene Anforderungsarbeit wollen. Die Entwicklung eines guten Custom CRMs erfordert ein klares Bild des eigenen Prozesses. Wer das noch nicht hat, sollte zuerst mit einem einfachen Standard-Tool starten – und nach 12 Monaten entscheiden.
Ich schaue mir deinen Prozess an und sage dir ehrlich, ob ein Custom CRM Sinn ergibt.
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